ЕГАИС — Единая государственная автоматизированная информационная система — это обязательный элемент в деятельности любой организации или ИП, связанной с продажей алкогольной продукции. Подключение к системе является первым шагом для законной торговли алкоголем.
В 2025 году требования остались прежними, однако автоматизация процессов и усиление контроля делают правильное подключение особенно важным.
Если вы только открываете магазин, кафе или ресторан, либо планируете добавить в ассортимент алкоголь, важно не просто «подключиться», а выстроить рабочую инфраструктуру, которая позволит не только выполнять требования закона, но и работать без перебоев. Компания Росалко оказывает помощь в подключении к ЕГАИС под ключ и настройке рабочего места для полноценного ведения учета.
Кто обязан подключиться к ЕГАИС
Работа в системе обязательна для всех участников алкогольного рынка, в том числе:
- магазинов, реализующих алкогольную продукцию в заводской упаковке;
- кафе, баров, ресторанов, где алкоголь продается в зале;
- торговых точек, продающих пиво и слабоалкогольные напитки;
- оптовых компаний и складов (с дополнительными требованиями).
Даже при торговле только пивной продукцией, если она подлежит учету в ЕГАИС, подключение является обязательным.
Что дает подключение
ЕГАИС обеспечивает прослеживаемость алкоголя на всех этапах — от производителя до кассы. Система позволяет:
- подтверждать легальность происхождения товара;
- принимать алкогольные накладные от поставщиков;
- списывать продукцию при продаже;
- формировать отчеты и сдавать декларации в ФСРАР.
Без подключения к ЕГАИС невозможна ни приемка алкоголя, ни его реализация.
Что нужно для подключения к ЕГАИС
Процедура подключения несложная, но требует технической и юридической подготовки. Чтобы начать работу, потребуется:
- лицензия на продажу алкоголя (для крепкого алкоголя);
- действующая онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС;
- квалифицированная электронная подпись (КЭП);
- стабильный доступ в интернет;
- УТМ (универсальный транспортный модуль);
- компьютер или сервер, на котором будет работать УТМ;
- сканер для считывания акцизных марок (при необходимости).
Если торговля ограничена пивом и сидром, лицензия не требуется, но остальное оборудование — обязательно.
Пошаговая инструкция по подключению
Процесс подключения включает несколько этапов:
- Подготовка документов
Для юрлиц и ИП нужно подготовить:
- ИНН, ОГРН/ОГРНИП;
- сведения о лицензии, если она есть;
- сведения о юридическом адресе и месте осуществления торговли;
- доступ к квалифицированной электронной подписи.
- Получение КЭП
Электронная подпись оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре. Она должна быть квалифицированной, оформленной на руководителя или иное уполномоченное лицо. Без нее работа в ЕГАИС невозможна. - Установка УТМ
Универсальный транспортный модуль — это программа, которая передает данные в ЕГАИС. Ее устанавливают на ПК с доступом в интернет. УТМ работает в фоновом режиме и автоматически обрабатывает документы. - Регистрация в системе
С помощью КЭП необходимо зайти на портал egais.ru или spv.fsrar.ru и зарегистрировать свою организацию, торговую точку и УТМ. В процессе указываются все параметры бизнеса: адрес, касса, ФН, лицензия, тип торговли. - Настройка связки кассы и ЕГАИС
Касса должна быть зарегистрирована в ФНС, передавать данные в ОФД и уметь работать с акцизной продукцией. Современные кассы уже поддерживают передачу в ЕГАИС. Связь между кассой, УТМ и учетной системой должна быть стабильной. - Проверка подключения
После регистрации необходимо убедиться, что:
- накладные от поставщиков приходят в систему;
- можно подтвердить приемку;
- касса корректно списывает продукцию;
- данные уходят в ЕГАИС без сбоев.
Это можно протестировать с помощью пробной поставки или внутреннего перемещения.
Что делать после подключения
Подключение — это только первый шаг. Далее предстоит выстроить работу:
- ежедневно гасить накладные от поставщиков;
- следить за остатками и корректностью данных;
- оформлять списания (бой, возврат, порча);
- вести учет продаж, контролировать МРЦ и правила торговли;
- сдавать алкогольные декларации в установленный срок.
Также важно регулярно обновлять программное обеспечение, следить за сроком действия КЭП и состоянием оборудования.
Частые ошибки при подключении
При подключении к ЕГАИС новички часто сталкиваются с проблемами:
- выбрана не та КЭП — система не пускает на портал;
- УТМ установлен с ошибками — не передает данные;
- касса не настроена на списание акцизного товара;
- забыли зарегистрировать торговую точку или адрес;
- технические сбои — нет связи с ЕГАИС, не проходит приемка.
Чтобы избежать этих проблем, лучше обратиться к специалистам или использовать готовые решения, где все «под ключ».
Особенности для общепита
В заведениях общепита алкоголь чаще списывается не по чекам, а через документы внутреннего расхода — на приготовление блюд или розлив. В этом случае реализуется продукция через акты «расход на собственные нужды». Но даже в общепите УТМ и ЕГАИС обязаны работать, а остатки должны быть точными.
Если алкоголь реализуется на вынос, как в баре или кафе с бутылками, то работа через кассу и передача в ЕГАИС — обязательны.
Ответственность за нарушение
Торговля алкоголем без подключения к ЕГАИС — административное правонарушение. Возможные последствия:
- штраф до 200 000 рублей для юридических лиц;
- конфискация продукции;
- приостановка деятельности по решению суда.
Система регистрирует все действия, поэтому ошибки и отсутствие операций легко отслеживаются.
Заключение
Подключение к ЕГАИС — это базовое условие для торговли алкоголем. Чем раньше вы выполните все требования, тем проще выстроить законную и устойчивую работу. Система может казаться сложной, но при грамотной настройке она работает в фоновом режиме, не мешая продажам.
Важно не только пройти регистрацию, но и обеспечить ежедневный учет, взаимодействие с кассой, остатками, ОФД и отчетностью. Если все сделать правильно — риски снижаются, проверки не страшны, а бизнес работает уверенно и стабильно.